Mängelmanagement-Software im Vergleich 2026: 8 Bau-Apps

Wer eine Mängelmanagement-Software sucht, findet vor allem Vergleiche von Anbietern, die selbst eine App verkaufen. Dieser Artikel ist keine Ausnahme. kontekst ist unser eigenes Produkt. Deshalb legen wir offen, woher jede Angabe stammt, und nennen auch die Grenzen von kontekst.

Wir vergleichen acht Apps für Baumängel: kontekst, PlanRadar, Capmo, BauMaster, 123erfasst, Fieldwire, Dalux und Ed Controls. Sie finden Preise laut Hersteller, kostenlose Optionen, Angaben zur Offline-Nutzung und eine Entscheidungshilfe für kleine und mittlere Bau- und Planungsteams.

So sind wir vorgegangen

Grundlage sind die öffentlichen Angaben der Hersteller, Stand September 2026.

Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites, vor allem von Produkt- und Preisseiten. Die Links stehen am Ende im Abschnitt Quellen. Wo ein Hersteller etwas nicht öffentlich angibt, schreiben wir „keine öffentliche Angabe“. Preise und Pakete ändern sich. Prüfen Sie vor einer Entscheidung immer die aktuelle Preisseite des Anbieters.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Eine App für Mängelmanagement muss bei der Begehung funktionieren, nicht nur im Büro. Diese Punkte entscheiden im Alltag:

• Erfassung vor Ort: Wie schnell ist ein Mangel mit Foto und Beschreibung angelegt? Bei einer Begehung mit vielen Punkten zählt jeder Schritt.
• Offline: Im Keller oder im Rohbau gibt es oft kein Netz. Die App sollte ohne Verbindung weiterarbeiten und danach selbst synchronisieren.
• Planbezug: Ein Mangel ohne Ort führt zu Rückfragen. Hilfreich ist ein Marker direkt im Plan.
• Fotos: Das Foto ist der Nachweis. Es muss am Mangel hängen und darf nicht in der Galerie eines Diensthandys bleiben.
• Zuständigkeit und Status: Wer ist zuständig, bis wann, wie weit ist die Nacharbeit? Ohne diese Felder bleibt die Mängelliste eine Sammlung von Notizen.
• Berichte: Für Nachunternehmer, Bauherren und die Abnahme brauchen Sie eine PDF-Mängelliste. Prüfen Sie, ob Fotos im Bericht enthalten sind und ob ein Abnahmeprotokoll erzeugt werden kann.
• Preismodell: Manche Anbieter veröffentlichen Preise pro Nutzer, andere rechnen pro Projekt oder nach Auftragsvolumen ab.
• Einführungsaufwand: Ein Tool, das niemand nutzt, hilft nicht. Achten Sie darauf, wie schnell ein neuer Bauleiter oder ein Nachunternehmer damit arbeiten kann.

Die Übersicht: 8 Mängelmanagement-Apps im Vergleich

Stand September 2026. Quellen am Ende des Artikels. PlanRadar, Fieldwire und 123erfasst machen auf ihren Preisseiten keine Angabe zur Mehrwertsteuer.

Die Preismodelle sind nicht direkt vergleichbar. Bei einigen Anbietern gilt der genannte Preis bei monatlicher Zahlung, bei anderen bei jährlicher. kontekst, BauMaster und Ed Controls nennen Preise zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Details stehen in den Abschnitten zu den einzelnen Tools.

Die 8 Tools im Einzelnen

PlanRadar

PlanRadar richtet sich laut Preisseite an viele Branchen, vom Hochbau über Architekturbüros bis zu Immobilien- und Facility Management. Mängel werden als Tickets auf digitalen Plänen erfasst. Die Preisseite nennt bei jährlicher Zahlung 26 € für Basic (maximal 1 Nutzer), 89 € für Starter und 129 € für Pro, jeweils pro Nutzer und Monat. Starter und Pro gelten für bis zu 10 Nutzer. Bei monatlicher Zahlung sind es 29 €, 99 € und 149 €. Eine Stärke für Teams mit vielen Beteiligten: Subunternehmer und Beobachter lassen sich in allen Paketen unbegrenzt einladen, und die App funktioniert laut FAQ auch offline.

Capmo

Capmo deckt laut Website neben dem Mängelmanagement auch Bautagebuch, Bauzeitenplan und Dokumentenmanagement ab. Zum Mängelmanagement gehören laut Website Mängeldokumentation, Abnahmeprotokollierung und Berichtserstellung. Der Preis richtet sich nach dem Auftragsvolumen und nicht nach der Zahl der Nutzer, alle internen und externen Beteiligten sind ohne Zusatzkosten dabei. Konkrete Preise gibt es auf Anfrage, Einstiegspakete liegen laut Preisseite „in der Regel im mittleren vierstelligen Bereich“. Capmo lässt sich 14 Tage kostenlos testen und funktioniert laut Hersteller auch ohne Internetverbindung.

BauMaster

BauMaster erfasst Mängel per App direkt bei der Begehung, mit Foto und Planmarker. Eine Ampelfunktion zeigt den Stand der Mängelbeseitigung. Neben dem Mängelmanagement bietet BauMaster auch Bautagebuch und Bauzeitenplan. Smart kostet 79 € und Expert 109 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich buchbar für 109 € bzw. 149 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Mit kostenlosen Teamworker-Lizenzen lassen sich Aufgaben, Pläne und Dokumente laut Preisseite ohne Registrierung teilen, die App hat eine Offline-Funktion und kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

123erfasst

123erfasst ist modular aufgebaut, Mängel laufen im Modul Qualität: Sie erstellen Tickets für Aufgaben oder Mängel und verorten sie auf hinterlegten Plänen. Die Free-Variante ist für 1 User kostenlos. Standard kostet laut Modulseite 36 € bei monatlicher und 30 € bei jährlicher Zahlung, Pro 60 € bzw. 50 €, jeweils pro User und Monat. Laut FAQ müssen im Standard alle User eines Moduls bezahlt werden. Laut Produktseite ist die App auch offline nutzbar, Tickets lassen sich als PDF exportieren. Zur Testphase nennt die Preisseite 30 Tage; die FAQ verweist stattdessen auf die dauerhafte Free-Variante. Interessant ist 123erfasst für Betriebe, die auch Zeiterfassung, Geräte oder Kalkulation in einem System abbilden wollen.

Fieldwire

Fieldwire by Hilti richtet sich an Generalunternehmer, Subunternehmer und Architekten. Aufgaben und Mängel werden mit Notizen und Fotos auf dem Plan verortet, die Plan-App funktioniert laut Hersteller auch offline. Der Basic-Tarif kostet 0 € und umfasst bis zu 5 Nutzer, 3 Projekte und 100 Seiten. Berichte und Exporte sind laut Tarifübersicht erst ab Pro enthalten. Pro kostet 39 €, Business 64 € und Business Plus 89 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Dalux

Field Basic von Dalux ist laut Hersteller „vollkommen kostenfrei“, mit einer unbegrenzten Zahl von Benutzern und Aufgaben. Sie können Zeichnungen und BIM-Modelle hochladen und Subunternehmer einladen, die App läuft auf Apple- und Android-Geräten. Wer Prüf- und Kontrollpläne braucht, wechselt auf Field oder Field Pro, dafür gibt es keine öffentliche Preisangabe. Offline-Nutzung nennt Dalux auf der Produktseite von Dalux Field, für Field Basic gibt es keine gesonderte Angabe.

Ed Controls

Bei Ed Controls sind Tickets der zentrale Baustein: Mängel werden vor Ort erfasst, auf dem Plan verortet und mit Fotos versehen. Es gibt zwei Lizenzmodelle. Pro Nutzer kosten Start 59 €, Pro 70 € und Expert 82 € im Monat, pro Projekt 127 €, 205 € bzw. 286 € im Monat, jeweils bei monatlicher Abrechnung und zuzüglich Mehrwertsteuer. Laut Funktionsübersicht gehören Berichte in PDF und Excel sowie ein kostenloser Zugang für Baupartner zu den Grundfunktionen. Ed Controls lässt sich 30 Tage ohne Zahlungsdaten testen, Tickets können auch offline erstellt werden.

kontekst

kontekst besteht aus der App kontekst lens für iOS und Android und der Web-App kontekst cloud im Browser. Mängel und Aufgaben haben Status, Priorität, Zuständigkeit und Fälligkeit und lassen sich vom Anlegen bis zur Erledigung verfolgen. Sie verorten Mängel im Plan und ordnen Fotos Räumen und Geschossen zu. Datum und Person werden mit jedem Foto gespeichert, der Raum, sobald Sie ihn zuordnen. Mängel, Fotos und Notizen sind miteinander verlinkt, sodass Sie vom Mangel direkt zum passenden Foto oder zur Notiz springen. Im Browser gibt es ein Kanban-Board, in der App eine Liste. Die App ist offline nutzbar und synchronisiert automatisch. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Beitrag Mängelmanagement mit Kontext: Verlinkung statt Suche.

Der Preis liegt ab 16 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung zzgl. MwSt. Sie können kontekst 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Das Hosting erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland, bei einem europäischen Anbieter.

Die Grenzen von kontekst sollten Sie kennen:

• Kein Abnahmeprotokoll: kontekst erzeugt keine Abnahme- oder Übergabeprotokolle.
• PDF-Mängelliste ohne Fotos: Der PDF-Bericht der Mängelliste enthält keine Fotos. Fotos gibt es in einem separaten PDF-Fotobericht mit bis zu 60 Fotos.
• Kein Gastzugang: Nachunternehmer arbeiten nur mit, wenn Sie sie als Mitglied einladen. Alternativ schicken Sie einen Mangel aus der App per E-Mail.
• Kein BIM: kontekst arbeitet mit Plänen, nicht mit BIM-Modellen.
• Keine Checklisten oder Formulare: Prüflisten zur Qualitätssicherung gibt es nicht.

Mehr zu Funktionen und Ablauf finden Sie auf der Seite Mängelmanagement mit kontekst.

Welche Software passt zu wem?

Es gibt nicht die eine richtige App. Diese Fragen helfen bei der Auswahl:

Sie arbeiten allein oder zu zweit. Starten Sie mit einer kostenlosen Variante oder einem Einzelnutzer-Paket. Laut Herstellern gibt es kostenlose Tarife bei Dalux, Fieldwire und 123erfasst sowie ein Basic-Paket für einen Nutzer bei PlanRadar. Achten Sie darauf, ob Berichte im kostenlosen Tarif enthalten sind.

Sie sind ein kleines oder mittleres Bau- oder Planungsbüro. Wichtig sind ein klarer Preis pro Nutzer, ein schneller Einstieg und eine gute Fotodokumentation. Vergleichen Sie hier vor allem die Preise pro Nutzer und die Testphasen von kontekst, Ed Controls, BauMaster und PlanRadar.

Sie brauchen Abnahmeprotokolle aus dem System. Mehrere Anbieter nennen das auf ihren Websites, zum Beispiel Capmo („Abnahmeprotokollierung“ als Teil des Mängelmanagements), PlanRadar („Abnahmeprotokoll auf Knopfdruck“), BauMaster (Abnahmeprotokoll-App mit PDF-Versand), Ed Controls (im Paket Pro „Prüfungen und Abnahmen einfach durchführen“) und 123erfasst (im Modul Qualität individuell konfigurierbare Übergabe- und Prüfprotokolle). kontekst bietet das nicht.

Sie arbeiten mit BIM-Modellen. Dalux bietet BIM schon in Field Basic. PlanRadar enthält im Pro-Paket ein BIM-Modell pro Benutzer, Fieldwire hat einen BIM-Viewer ab dem Business-Tarif. BauMaster nennt BIM in der Expert-Lizenz, Ed Controls im Paket Expert eine Anbindung an einen BIM-Viewer. Capmo führt in seiner Wissensdatenbank einen Bereich „Planverwaltung & BIM“. kontekst hat keine BIM-Funktion.

Viele externe Nachunternehmer sollen direkt im System arbeiten. Achten Sie auf kostenlose Zugänge für externe Beteiligte. PlanRadar, BauMaster, Capmo, Dalux und Ed Controls nennen solche Zugänge auf ihren Websites. Bei kontekst müssen Nachunternehmer als Mitglied eingeladen werden.

Sie wollen auch Zeiterfassung und Geräte abbilden. Ein modulares System wie 123erfasst kann dann sinnvoll sein.

Fotos, Notizen und Mängel sollen zusammenhängen. Wenn Rückfragen oft lauten „Wo war das und was wurde dazu besprochen?“, lohnt sich ein Blick auf Mängelmanagement mit verknüpften Fotos und Notizen.

Unser Rat: Testen Sie nicht acht Tools, sondern zwei oder drei. Nehmen Sie dafür ein echtes Projekt und machen Sie mit jeder App eine Begehung. Nach einer Woche wissen Sie mehr als nach jedem Vergleichsartikel.

Mängelmanagement-App kostenlos: Was geht ohne Budget?

Drei Anbieter im Vergleich haben laut eigener Website dauerhaft kostenlose Tarife:

• Dalux Field Basic: kostenlos, unbegrenzte Benutzer und Aufgaben, mit Zeichnungen und BIM-Modellen.
• Fieldwire Basic: bis zu 5 Nutzer, 3 Projekte und 100 Seiten. Berichte und Exporte sind laut Tarifübersicht nicht enthalten.
• 123erfasst Qualität Free: 1 User, mit Ticketerfassung, Plänen und Verortung.

Kostenlos heißt meist: begrenzt bei Nutzern, Projekten oder Funktionen. Für ein kleines Projekt oder einen ersten Eindruck reicht das oft. Prüfen Sie früh, ob Sie Ihre Daten später in einen bezahlten Tarif mitnehmen können.

Excel als Startpunkt

Viele Teams beginnen mit einer Mängelliste in Excel. Das ist legitim. Sie lernen dabei, welche Felder Sie wirklich brauchen: Ort, Gewerk, Beschreibung, Zuständigkeit, Frist und Status.

Die Grenzen zeigen sich, sobald mehrere Personen an der Liste arbeiten. Fotos liegen dann in einem Ordner und in der Tabelle steht nur ein Dateiname. Der Planbezug fehlt oder wird von Hand beschrieben. Wer die aktuelle Fassung hat, ist nach zwei Wochen oft unklar. Spätestens wenn Sie bei der Abnahme Mängel mit Fotos nachweisen müssen, lohnt sich der Wechsel zu einer App.

Fazit

Alle acht Tools bieten eine mobile App, mit der Sie Mängel direkt auf der Baustelle erfassen. Die Unterschiede liegen im Preismodell, bei kostenlosen Zugängen für Externe, bei Abnahmeprotokollen, BIM und Berichten. Legen Sie zuerst fest, was Ihr Team wirklich braucht. Danach testen Sie zwei oder drei Kandidaten an einem echten Projekt.

Wenn Ihnen verknüpfte Fotos, Notizen und Mängel wichtig sind und Sie mit den oben genannten Grenzen leben können, probieren Sie kontekst aus: Mängelmanagement mit kontekst ansehen

Quellen

Alle Angaben zu anderen Anbietern: Stand September 2026.

• PlanRadar: Preise, Bauabnahme (Stand September 2026)
• Capmo: Preise (Preismodell, Testphase, Offline), Startseite (Funktionsbereiche inkl. Bautagebuch und Bauzeitenplan), Mängelmanagement (Abnahmeprotokoll), Wissensdatenbank: Planverwaltung (Bereich Planverwaltung & BIM) (Stand September 2026)
• BauMaster: Preise (Preise, Testphase, Teamworker, BIM in Expert), Mängelmanagement, Abnahmeprotokoll (Stand September 2026)
• 123erfasst: Preise (Preise, Testphase, FAQ), Modul Qualität (Preise pro User und Monat, Übergabe- und Prüfprotokolle) (Stand September 2026)
• Fieldwire: Tarife, Aufgabenmanagement, Bauplan-Viewer (Stand September 2026)
• Dalux: Field Basic, Mängellisten, Dalux Field (englisch) (Stand September 2026)
• Ed Controls: Lizenzmodelle (Preise, Testphase, Offline, Abnahmen, BIM-Viewer-Anbindung), Tickets, Startseite (Stand September 2026)