Mängelmanagement mit Kontext: Verlinkung statt Suche

Du dokumentierst einen Mangel am Montag. Am Mittwoch fragt der Nachunternehmer nach den Fotos. Am Freitag wird das Protokoll aus der Besprechung gesucht. Jede dieser Informationen existiert irgendwo. Aber nirgends zusammen.

Das ist kein Organisationsproblem. Es ist ein strukturelles Problem: Fotos, Notizen, Aufgaben und Mängel werden als einzelne Datenpunkte gespeichert, ohne Verbindung zueinander. Wenn jemand den vollständigen Kontext eines Mangels braucht, beginnt die Suche.

Topics in kontekst lösen genau das. Mit Version 1.7.0 ist das neue Topics-Feature verfügbar. → Zu den vollständigen Release Notes

Das Problem: Informationen ohne Zusammenhang

Bei der Begehung: Du entdeckst einen Betonschaden, fotografierst ihn, erfasst den Mangel. Drei Wochen später fragt der Nachunternehmer: “Welche Fotos gehören dazu? Was wurde in der Besprechung gesagt?” Die Suche beginnt: durch Fotoordner, Notizen, Protokolle. 20 Minuten später hast du hoffentlich alles zusammen.

Bei der Mängelliste: Die Mängelliste ist vollständig, die Fotos sind vorhanden, die Kommentare aus den Koordinationsmeetings auch. Sie sind aber über drei verschiedene Orte verteilt. Zusammenzuführen dauert länger als die eigentliche Arbeit.

Jahre später: Die Hausverwaltung meldet einen Fassadenschaden. Während der Bauphase wurde alles dokumentiert: Konstruktionsdetails, Materialspezifikationen. Aber wo genau? Die Suche durch alte Projektordner beginnt.

Das Kernproblem ist nicht, dass Informationen fehlen. Sie sind vorhanden, aber nicht miteinander verbunden.

Verlinkung statt Anhänge: Was in kontekst anders ist

In den meisten Mängelmanagement-Tools funktioniert es so: Du erstellst einen Mangel, hängst ein Foto an, weist eine Person zu. Das Foto existiert nur als Anhang dieses Mangels. Wenn du das Foto später im Fotoordner wieder findest, weißt du nicht mehr, zu welchem Mangel es gehört.

kontekst arbeitet anders. Jedes Element (Foto, Notiz, Aufgabe, Mangel) bleibt ein eigenständiges, durchsuchbares Objekt. Gleichzeitig kann es mit beliebig vielen anderen Objekten verlinkt werden. Von einem Foto zum Mangel. Von einem Mangel zur Notiz. Von einer Notiz zum weiteren Foto. In jede Richtung.

Das ist die Verlinkungsschicht von kontekst. Sie ist die strukturelle Grundlage, auf der alles aufbaut.

Ein Foto kann gleichzeitig mit einem Mangel, einer Aufgabe und einer Sicherheitsdokumentation verknüpft sein, ohne dass es kopiert wird. Jedes Element bleibt in deiner Fotodatenbank findbar. Gleichzeitig ist es mit allen relevanten Vorgängen verbunden.

Topics: Die Arbeitseinheiten auf dieser Verlinkungsschicht

Ein Topic ist ein Bündelungspunkt. Ein einzelner Mangel, eine Aufgabe, ein Koordinationsthema. Alles, was daran gehört, wird dort verlinkt: Fotos, Notizen, Kommentare, Protokolle.

Ein Topic kann sein:

• Ein Mangel: “Betonabplatzung OG3 Stütze B12”
• Eine Aufgabe: “Elektrik Raum 3.12 korrigieren”
• Ein Koordinationsthema: “Fassadenanschluss Haustechnik”
• Ein Punkt in der Mängelliste zur Abnahme

Von jedem Element aus navigierst du zum nächsten, ohne Suche.

Wie das im Alltag aussieht

Mangel dokumentieren und komplett nachverfolgen

Du entdeckst bei einer Begehung einen Betonschaden an einer Stütze.

1. Vor Ort: Du machst ein Foto mit der kontekst-App, wie gewohnt, ohne zusätzlichen Aufwand.

2. Mangel erstellen: Direkt aus dem Foto legst du einen Mangel an: “Betonabplatzung OG3 Stütze B12”. Das Foto wird automatisch verlinkt.

3. Kontext ergänzen: Später fügst du eine Notiz hinzu: “Rücksprache mit Statiker am 15.01., Bewehrung freigelegt, keine Tragfähigkeitsgefährdung.” Diese Notiz wird automatisch mit Foto und Mangel verknüpft.

4. Behebung dokumentieren: Nach der Reparatur fotografierst du den reparierten Zustand. Auch dieses Foto wird zum selben Topic verlinkt.

Die komplette Historie eines Mangels an einem Ort. Vorher-Fotos, Notizen zur Abstimmung, Nachher-Dokumentation. Statt 15 Minuten Suche bei Rückfragen: 30 Sekunden Navigation.

Aufgabe aus Baustellenfoto erstellen

Bei einer Begehung dokumentierst du eine falsch verlegte Elektroinstallation.

1. Foto vor Ort: Raum 3.12, Elektrik nicht wie im Plan verlegt.

2. Aufgabe erstellen: Direkt aus dem Foto: “Elektrik Raum 3.12 korrigieren, Verlegung lt. Plan anpassen.”

3. Zuweisen: Der zuständige Elektriker erhält eine Benachrichtigung mit dem verlinkten Foto, ohne lange Erklärungen.

4. Verlauf dokumentieren: Kommentare und weitere Fotos nach der Korrektur. Alles im selben Topic verlinkt.

Das komplette Team sieht den Verlauf. Von dem ersten Foto über Kommentare bis zur finalen Dokumentation. Jeder Beteiligte hat sofort den vollständigen Kontext.

Über den Mangel hinaus: Gebäudewissen sichern

Topics funktionieren über den gesamten Projektlebenszyklus, nicht nur während der Ausführung.

Ein Facility Manager übernimmt das Gebäude fünf Jahre nach dem Bauabschluss. Bei einem Fassadenproblem sucht er nach “Fassade” und findet sofort ein Topic mit allen Dokumenten aus der Bauphase. Konstruktionsdetails, Materialspezifikationen, Fotos, Notizen. Alles vernetzt, alles navigierbar.

Informationen aus der Bauphase verloren über Jahrzehnte. Das war bisher die Regel. Mit der Verlinkungsschicht von kontekst wird es zur Ausnahme.

Weitere Anwendungsfälle

Wasserinfiltration über mehrere Etagen

Ein Sanierungsprojekt mit wiederkehrenden Wassereintrittsproblemen über mehrere Geschosse. Der Projektleiter erstellt ein Topic “Wasserinfiltration” und verlinkt alle relevanten Fotos und Notizen aus verschiedenen Begehungen. Wenn das Planungsteam die komplette Dokumentation anfordert, ist alles bereits vernetzt: Fotos von drei Etagen, Notizen von fünf Inspektionen, strukturiert und sofort teilbar.

Was früher Stunden Suche kostete: 30 Sekunden Navigation.

Mängelverfolgung bis zur Abnahme

Jeder Mangel wird als eigenes Topic erfasst. Bei der Eigentümer-Begehung kann der Bauleiter sofort die komplette Historie jedes Mangelpunktes zeigen: von der Identifikation über Kommentare und Fotos der Zwischenschritte bis zur finalen Lösung. Abnahmen werden erheblich beschleunigt.

Bereit, Mängelmanagement neu zu denken?

kontekst arbeitet offline, ist DSGVO-konform und funktioniert auf allen Geräten. Dokumentiere vor Ort wie gewohnt. Die Verlinkung passiert automatisch.

Buche eine Demo, um zu sehen, wie Topics im Alltag funktionieren. Oder starte direkt auf deiner nächsten Baustelle.