Fotodokumentation auf der Baustelle: 7 Apps im Vergleich

Auf fast jeder Baustelle wird fotografiert. Das Problem ist selten das Foto. Das Problem ist, es drei Monate später wiederzufinden.

In vielen Teams läuft die Fotodokumentation noch über WhatsApp-Gruppen und die Galerie auf dem Handy. Das geht schnell, hat aber Grenzen:

• Fotos liegen verteilt auf privaten Geräten.
• Im Chat fehlt der Ortsbezug. Welcher Raum, welches Geschoss?
• Messenger komprimieren Bilder, Details gehen verloren.
• Wer das Projekt übernimmt, hat keinen Zugriff auf alte Verläufe.
• Für einen Bericht wird am Ende alles von Hand zusammengesucht.

Spätestens bei der Abnahme oder in der Gewährleistung kann das zum Problem werden. Eine eigene App für die Fotodokumentation löst genau diese Punkte. In diesem Artikel vergleichen wir sieben Apps anhand der Angaben der Hersteller.

Was eine App für Fotodokumentation können muss

Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich ein Blick auf die Anforderungen. Diese Punkte entscheiden im Alltag:

1. Erfassen: Fotos direkt in der App aufnehmen und dem Projekt zuordnen, ohne Umweg über die Galerie.
2. Ort im Plan oder Raum: Das Foto hängt an einer Stelle im Grundriss oder an einem Raum.
3. Metadaten: Datum, Person und Raum werden mit dem Foto gespeichert.
4. Offline: Im Keller oder im Rohbau gibt es oft kein Netz. Die App muss trotzdem funktionieren.
5. Team-Sync: Was auf der Baustelle erfasst wird, ist ohne manuellen Upload im Büro sichtbar.
6. Wiederfinden: Filter nach Ort, Datum, Person und Schlagwort statt Scrollen.
7. Bericht: Aus den Fotos entsteht ein PDF, das Sie an Bauherrn oder Nachunternehmer weitergeben.

Wie Sie Ihre Fotos grundsätzlich strukturieren, beschreiben wir im Leitfaden Baufotos organisieren.

So haben wir verglichen

Grundlage sind die öffentlichen Angaben der Hersteller, Stand September 2026. kontekst ist unser eigenes Produkt.

Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites. Die Links finden Sie unten unter „Quellen“. Wo ein Hersteller etwas nicht öffentlich angibt, steht „keine öffentliche Angabe“. Preise können sich ändern. Prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle Preisseite des Anbieters.

Die 7 Apps im Überblick

Stand September 2026. Quellen am Ende des Artikels. PlanRadar und 123erfasst machen auf ihren Preisseiten keine Angabe zur Mehrwertsteuer.

Die Apps im Einzelnen

kontekst (App: kontekst lens)

kontekst ist unser eigenes Produkt. Die App kontekst lens gibt es für iOS und Android, dazu kommt die Web-App kontekst cloud im Browser. Projekte sind nach Gebäuden, Geschossen und Räumen gegliedert. Fotos ordnen Sie einem Raum zu, auf Wunsch schon beim Aufnehmen, oder verorten sie im Plan. Datum und Person werden mit jedem Foto gespeichert, der Raum, sobald Sie ihn zuordnen.

Fotos lassen sich kommentieren, markieren und mit Schlagworten versehen. Fotos filtern Sie nach Raum, Geschoss, Schlagwort, Datum und Person. Sie legen Mängel und Aufgaben mit Status, Priorität, Zuständigkeit und Fälligkeit an und verknüpfen Fotos damit. Fotos, Mängel und Notizen sind miteinander verknüpft. Die App funktioniert offline und synchronisiert automatisch. Gehostet wird in einem Rechenzentrum in Deutschland, bei einem europäischen Anbieter.

Die Grenzen gehören dazu:

• Der PDF-Fotobericht umfasst bis zu 60 Fotos pro Bericht. Sie starten ihn im Browser, fertig kommt er per E-Mail.
• Die PDF-Mängelliste enthält keine Fotos.
• Es gibt keinen Gastzugang und keine öffentlichen Links. Nachunternehmer arbeiten mit, wenn Sie sie als Mitglieder einladen, oder erhalten einzelne Mängel aus der App per E-Mail.
• Ein formales Bautagebuch mit Wetter, Anwesenheit und Unterschriften gibt es nicht.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt unsere Seite zur Fotodokumentation mit kontekst.

PlanRadar

PlanRadar beschreibt auf seiner Website, dass Sie Fotos in digitalen Bauplänen verorten und Fotos, Notizen und Dokumente als Bericht im PDF- und Excel-Format exportieren können. Laut Hilfe-Center lassen sich synchronisierte Projekte, Pläne und Tickets in der mobilen App offline ansehen, bearbeiten und anlegen.

Der Tarif Basic kostet laut Preisseite 26 € pro Monat bei jährlicher Zahlung und 29 € bei monatlicher Zahlung. Er gilt für maximal einen Nutzer. Für Enterprise gibt es ein individuelles Angebot. Die Testphase dauert 30 Tage.

Capmo

Capmo positioniert sich als Software für Bauprojektmanagement. Laut Wissensdatenbank lassen sich Mängel, Aufgaben, Fotos und Kommentare an einer konkreten Stelle im Plan verorten. Heruntergeladene Pläne bleiben ohne Internet nutzbar und synchronisieren sich später. Laut FAQ auf der Preisseite können Sie auch ohne aktive Internetverbindung Mängel aufnehmen und Aufgaben anlegen.

Capmo nennt auf der Website Bautenstandberichte und Fotodokumentation als PDF. Der Preis richtet sich laut Preisseite nach dem Bau- bzw. Honorarvolumen und ist auf Anfrage. Die Testphase dauert 14 Tage.

BauMaster

BauMaster gibt an, dass die mobile App vollständig offline funktioniert, inklusive Plänen, Markern und Fotos. Fotos lassen sich direkt auf dem PDF-Plan verorten, mit Kommentar und Bildtext. Die App gibt es laut Hersteller für iOS, Android und Windows, im Büro läuft BauMaster im Browser.

Der Tarif Smart kostet laut Preisseite 79 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. Die Testphase dauert 30 Tage.

123erfasst

123erfasst bietet mehrere Module, darunter Projekte, Personal mit Zeiterfassung und Geräte. Fotos erhalten laut Hersteller Datum, Uhrzeit und GPS-Koordinaten und werden der Baustelle zugeordnet. Die App ist offline nutzbar. Mängel und Aufgaben lassen sich im 2D-Plan verorten. Zur Verortung von Fotos auf dem Plan macht der Hersteller auf den zitierten Seiten keine eigene Angabe.

Das Modul Projekte gibt es als Free-Variante für bis zu 3 User, inklusive Fotodokumentation und Bautagebuch. Die Stufe Standard kostet laut Modulseite 12 € pro User und Monat bei monatlicher oder 10 € bei jährlicher Zahlung. Zur Testphase nennt die Preisseite 30 Tage; die FAQ verweist stattdessen auf die dauerhafte Free-Variante.

MemoMeister

MemoMeister beschreibt sich als digitale Projektakte. Nutzer, Datum und Uhrzeit werden laut Hersteller automatisch gespeichert, auf Wunsch auch der Aufnahmeort. Daten lassen sich ohne Internet erfassen und werden später synchronisiert. Aus der Fotodokumentation entsteht ein Bericht im Word- oder PDF-Format.

Die Preisseite nennt 19 € pro Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung 17,10 €, jeweils zzgl. USt. und ab 3 Nutzern. Es gibt eine kostenlose Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang. Eine Planmarkierung wird genannt, Details zur Verortung von Fotos gibt es nicht öffentlich.

Craftnote

Craftnote richtet sich an Handwerksbetriebe. Fotos lassen sich laut Hersteller vor Ort markieren und mit Maßpfeilen versehen. Projekte können Sie offline verfügbar machen. Berichte mit Bildern, Dokumenten und Texten entstehen in der App. Zur Verortung von Fotos im Plan gibt es keine öffentliche Angabe.

Der Tarif Baustelle kostet laut Preisseite 14,90 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. bei jährlicher Abrechnung und einem Jahr Vertragslaufzeit. Für die Buchung ist laut Preisseite mindestens ein Büro-Paket nötig, das 29,90 € pro Nutzer und Monat kostet. Die Probephase dauert 30 Tage.

Welche App passt zu Ihrem Team?

Architekturbüro: Sie dokumentieren Bestand, Bauüberwachung und Mängel, oft über Jahre. Wichtig sind Fotos im Plan, eine Gliederung nach Räumen und schnelle Filter. kontekst ist genau darauf ausgelegt: Fotos bilden einen eigenen Bestand, den Sie nach Raum, Geschoss, Schlagwort, Datum und Person filtern. Schauen Sie sich Apps an, die Fotos direkt im Plan verorten, etwa kontekst, PlanRadar oder BauMaster.

Bauleitung im GU: Viele Gewerke, viele Nachunternehmer, dazu Bautagebuch und Protokolle. Hier kommen Plattformen wie Capmo, PlanRadar oder BauMaster infrage, die sich laut eigener Website als Software für Bauprojektmanagement, Baumanagement oder Dokumentation im Bauprojekt positionieren. Wenn Nachunternehmer ohne eigenes Konto mitarbeiten sollen, prüfen Sie die Gastzugänge genau. kontekst bietet keinen Gastzugang.

Handwerksbetrieb: Fotos gehören hier oft zu Auftrag, Zeiterfassung und Rapport. Craftnote, 123erfasst und MemoMeister sprechen diese Zielgruppe an. Wer vor allem Fotos im Plan braucht, sollte das in der Testphase gezielt ausprobieren.

Hausverwaltung: Es geht um Bestandsfotos je Gebäude, Geschoss und Raum, die auch nach Jahren auffindbar sind. Achten Sie auf eine klare Raumstruktur und Filter. Mit kontekst legen Sie Fotos nach Gebäude, Geschoss und Raum ab. Wartungsplanung oder ein Objektregister bietet kontekst nicht.

Vorlage oder App?

Viele suchen nach einer Vorlage für die Fotodokumentation auf der Baustelle. Eine Tabelle in Word oder Excel mit Spalten für Foto, Datum, Ort und Bemerkung reicht für kleine, einmalige Dokumentationen.

Sobald mehrere Personen fotografieren, stößt die Vorlage an Grenzen. Fotos müssen einzeln eingefügt, benannt und abgelegt werden. Eine App erledigt das beim Fotografieren. Viele Anbieter lassen sich kostenlos testen. Probieren Sie es mit einem laufenden Projekt aus, bevor Sie sich entscheiden.

Fazit

Die passende App für die Fotodokumentation hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Vergleichen Sie Offline-Nutzung, Fotos im Plan, Filter und Berichte. Und testen Sie mit einem echten Projekt statt mit Beispieldaten.

Wenn Sie Fotos nach Räumen und im Plan ablegen möchten, testen Sie kontekst 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Preise beginnen ab 16 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung zzgl. MwSt. Fotodokumentation mit kontekst ansehen

Quellen

Stand September 2026.

• kontekst: Preise
• PlanRadar: Preise, Fotodokumentation, Hilfe-Center: Offline arbeiten
• Capmo: Preise und FAQ (Preismodell, Testphase, Offline-Nutzung), Wissensdatenbank: Planverwaltung, Baudokumentation
• BauMaster: Startseite (Baumanagement-App), Preise, Fotodokumentation
• 123erfasst: Preise (Preise, Testphase, FAQ), Modul Projekte (Preise pro User und Monat), Fotodokumentation, Baudokumentation, Modul Qualität (Mängel im Plan)
• MemoMeister: Preise, Bautagebuch-Software
• Craftnote: Preise, Funktionen